موفقیت سازمانی

دوره ای که بتوان کارهای بزرگ را به تنهایی انجام داد، تمام شده است. این روزها موفقیت در گرو کارهای گروهی است. چرا که در گروه ها، برمبنای تخصص افراد به آنها وظایفی سپرده می شود. پس معمولا کیفیت انجام کارها در حد بالایی خواهد بود. زمانی که یک تیم برای انجام کاری با یکدیگر شروع به همکاری می کنند مهارت هایی برای ارتباط گروهی وجود دارند که رعایت آنها برای دستیابی به هدف ضروری است.

اغلب کارهای که در سازمان ها توسط مدیران به کارکنان شان محول می شود، نیازمند کار گروهی است. در این بین کیفیت ارتباط گروهی افراد تیم در رسیدن به موفقیت آنها بسیار موثر خواهد بود. بالطبع ضعف ارتباط گروهی باعث می شود کار گروهی، با ایجاد تنش و عصبانیت در بین کارمندان همراه شود.

ارتباط موثرمی تواند بخش زیادی از استرس و حس ناخوشایند افراد را در حین کار گروهی کاهش بدهد. در نتیجه مدیران سازمان ها نیز باید به ارتباط بین کارمندانشان که در قالب یک تیم فعالیت می کنند، اهمیت دهند. و آموزش های لازم در این زمینه را به آنان بدهند.

ارتباطاتی که با حمایت مدیر و سازمان از آن همراه باشد می تواند عاملی برای موفقیت تیم ها شود.. امروزه فناوری ارتباطات نیز برای این مهم تدابیری را تدارک دیده است. توسط ابزارها و امکانات پیشرفته موجود، موجب بهبود فرهنگ ارتباط گروهی در راستای افزایش عملکرد سازمان ها شده است.

هر چند شاهد دیدگاه منفی بسیاری از افراد نسبت به کار تیمی هستیم؛ چرا که اغلب افراد از کار تیمی خاطره خوبی ندارند و آن را سخت و پیچیده می دانند. چه بسا مواردی که در آن فردی مجبور شده به دلیل عدم انجام وظایف اعضای تیم به تنهایی کار تیم را به پایان ببرد و یا ناهماهنگی و بی مسئولیتی یک عضو باعث از هم پاشیدن گروه شده و… . اما واقعیت این است که در سازمان های امروزی به پایان بردن یک کار بدون مشارکت دیگران بسیار نزدیک به غیر ممکن است. در این نوشته به دنبال آنیم تا شاه کلید اصلی کارهای تیمی که همان ارتباط گروهی است را به شما معرفی کنیم. این راهکارها باعث بهبود ارتباط گروهی و در نتیجه موفقیت سازمانی خواهند شد.

راه های تقویت ارتباط گروهی

1- گوش دادن فعال

اولین کلیدی که به کیفیت ارتباط گروهی شما کمک می کند، گوش دادن فعال است. وقتی افراد به دلیل گوش ندادن به صحبت های یکدیگر به درستی متوجه منظور گوینده نمی شوند و ابهامات در جای خود باقی می مانند؛ پیامدهای ناگواری رخ می دهد. پیامدهایی که با یک توجه ساده و یا پرسیدن یک سوال از منظور گوینده  قابل حل شدن هستند.

برای گوش دادن فعال کافی است هنگام صحبت فرد مقابل کار دیگری انجام ندهید. با نگاه کردن به چشمان گوینده توجه تان را به او نشان دهید. به موقع از آواها و یا کلمات تأیید کننده استفاده کنید. کلام طرف مقابل را قطع نکنید. و در پایان صحبت های او آنچه را از کلامش متوجه شده اید به او باز خورد دهید و یا از منظور اصلی او و یا کلمات ابهام دارش سوال کنید.

2- ابراز وجود

شما باید به درستی و با اعتماد به نفس کافی نظرات و یا احساستان را در مورد چیزی بیان کنید. افراد خجالتی و کم رو در ابراز وجود بیشترین مشکل را دارند. با استفاده از کلمات احترام آمیز عقیده تان را بیان کنید. و در ابراز احساس تان حتما در ابتدای جمله از کلمه “من” استفاده کنید؛ در ادامه علت احساستان را بیان کنید و در آخر کاری که از دیگران انتظار دارید را بیان کنید.

در این صورت جبهه گیری کمتری نسبت به شما صورت می گیرد و کمتر مورد قضاوت منفی قرار می گیرید. علاوه بر اینکه توانسته اید عقیده و حس تان را در درون خود نگه ندارید و از خود خوری نجات پیدا کنید.

3- نه گفتن

در ارتباط گروهی یکی از آفت هایی که باعث مورد سوء استفاد قرار گرفتن می شود عدم توانایی نه گفتن است. در چنین شرایطی فرد خواسته های دیگران را نیز قبول می کند. در پی آن باید به سختی تلاش کند و انرژی بیشتری بگذارد تا هم کارهای خودش را انجام بدهد و هم خواسته دیگران را اجابت کند. نه گفتن در مواردی که توانایی و یا مهارت انجام دادن کاری را ندارید بسیار حیاتی است.

نه گفتن یک راه ساده برای داشتن امنیت و خرسندی شما در ارتباط گروهی خواهد بود.

4- هدف ارتباط را روشن کنید

یکی از کارهای ابتدایی در هر ارتباطی خصوصا ارتباط گروهی، تعیین هدف ارتباط افراد با یکدیگر است. با برگزاری یک جلسه توجیهی که در آن به شرح وظایف افراد، جایگاه افراد نسبت به یکدیگر و سلسله مراتب پاسخگویی و انتقال اطلاعات در بین افراد مطرح می شود، می توان به راحتی ابهامات را برطرف کرد. هدف تشکیل گروه و لزوم برقراری ارتباط برای همه روشن می شود. در نتیجه از اشتباهات یا سوء تفاهمات بعدی جلوگیری می شود.

5- تنوع ارتباطی داشته باشید

در کنار روابط رسمی و کاری با یکدیگر، حتما به برقراری ارتباطات غیر رسمی و صمیمی بپردازید. ولی برای آن هم برنامه ریزی و حدود تعیین کنید. در ارتباطات غیر رسمی با یکدیگر بیشتر آشنا می شوید و اطلاعات بیشتری درباره روحیات یکدیگر به دست می آورید که می تواند شما را برای ارتباط گروهی بهتر توجیه کند. ضمنا در خلال این رابطه صمیمی عنصر بسیار مهم و حیاتی اعتماد نیز شکل می گیرد و یا تقویت می شود.

اعتماد به اعضای گروه باعث می شود تا به راحتی در شرایط مختلف بتوانید به یکدیگر تکیه کنید.

6- فرافکن نباشید

افراد فرا فکن، اشتباهات خود را نمی پذیرند و اغلب هر عامل دیگری غیر از خود را به عنوان مقصر شناسایی و معرفی می کنند. وقتی اشتباهی مرتکب شدید عاقلانه ترین کار این است که اشتباه خود را بپذیرید و مسئولیت کاری را که انجام داده اید به عهده بگیرید. سپس نهایت تلاشتان را برای جبران آن به کار بگیرید. این امر در حفظ جلوه منطقی شما در ارتباط گروهی بسیار حیاتی است. و روی قضاوت دیگران از شما بسیار تأثیر گذار است. ضمن اینکه باعث جلوگیری بسیاری از مشاجرات شما با دیگران خواهد شد.

7- با همه یکسان برخورد کنید

رعایت آداب معاشرت با همه یک امر بدیهی است. اما اینکه بخواهید قضاوت هایتان در مورد افراد را در نوع ارتباط گروهی تان دخیل کنید، وجهه شما را خراب می کند. ضمن اینکه موجب شکل گیری شایعاتی مخرب در مورد شما  می شود که اصلا به نفع شما نیست. حتما به یاد داشته باشید که حضور افراد در سازمان و یا موقعیت آنها در سازمان دائمی نیست. جایگاه افراد تغییر می کند و افراد هیچ گاه دیدگاه دیگران در مورد خود را فراموش نمی کنند. زمانی که با همه به طور مساوی برخورد کنید نگه آن ها نسبت به شما نیز مثبت می شود. در نتیجه مصونیت بیشتری خواهید داشت.

8- در ارتباط گروهی از اعضای گروه بازخورد بگیرید

همواره به یاد داسته باشید که یک برنامه دائمی برای تغییر و پیشرفت خود داشته باشید. هم پیشرفت در زمینه شخصیت و رفتارتان و هم در زمینه حرفه و تخصص تان. در ارتباط گروهی شما یکی از راه هایی که نشان دهنده اهمیت دادن شما به اعضای گروه است پرسیدن نظر آنها در مورد عملکرد کاری تان است. چه بسا راهنمایی و نظرات آنها موجب حل نقاط ضعف و تقویت نقاط مثبت شما گردد. این کار در نشان دادن شما به عنوان یک کارمند مسئول و مشتاق به یادگیری موثر است.

البته به همان اندازه که بازخورد گرفتن از دیگران می تواند برای شما سود آور باشد، برای دیگران نیز اهمیت دارد. دادن بازخورد سازنده و واقع بینانه که با الفاظ مناسب و در شرایط مناسب صورت می گیرد، می تواند به ارتباط گروهی شما رنگ دیگری دهد؛ چرا که چنین امری حاکی از توجه و دلسوزی شما نسبت به همکارتان در گروه است. این کار را با دادن بازخوردی که انتظار دارید خودتان از همکارتان دریافت کنید به راحتی می توانید انجام دهید.

9- حقیقیت را شناسایی کنید

شاید گاهی برای شما پیش آمده باشد که دچار خطا در دید شده باشید و چیزی را برخلاف واقعیت آن تصور کنید. مثل اوقاتی که سایه چیزی باعث خطای دید شما در تخمین ارتفاع آن گردد.

این خطاها و یا تحریف ها در ارتباط گروهی مشکلات فراوانی می تواند به بار بیاورد. خطاهایی که ممکن است حاصل تفکر اشتباه و یا نوع نگاه غلط خودتان باشد. یا صحبت ها و شایعاتی که دیگران برای شما نقل می کنند. مثلا برخورد سرد یک کارمند شما را به این خطا بیندازد که او مغرور شده و یا با شخص شما مشکلی پیدا کرده است. در حالی که واقعیت حاکی از بروز یک مشکی شخصی در زندگی او است که کمی او را دچار تشویش نموده است.

در برخورد با صحبت هایی که از دیگران می شنوید، سعی کنید از اینکه در معرض چنین افرادی قرار بگیرید پرهیز کنید؛ چون ممکن است طرز صحبت آن ها باعث شود شما نیز همراهی کنید. در نتیجه صحبت هایی از جنس شایعه و یا غیبت را ناخواسته مرتکب شوید. در مرتبه بعد هم سعی نکنید بر طبق گفته های او عملی انجام دهید و یا تغییر موضعی اتخاذ کنید. حتما از راه های دیگری به کشف واقعیت بپردازید.

تا به حال به عنوان یک مدیر به میزان موفقیت خود اندیشیده اید؟ و یا آن را مورد بررسی قرار داده اید؟ نقش حیاتی یک مدیر موفق در سازمان خود به حدی تعیین کننده است که رفتار او برای همه کارمندان به عنوان یک الگوی عملی تلقی می شود. پس مدیریت موفق یا ناموفق او نیز به همه آنان سرایت خواهد کرد. همان گونه که کارمندان در یادگیری فرهنگ سازمانی به مدیر خود به عنوان یک الگو توجه می کنند.

در تعیین میزان موفقیت یک مدیر عواملی را می توان نام برد که برای داشتن چنین ویژگی هایی حتما نباید در ذات خود به دنبال آن ها بگردید. بلکه از طریق اکتسابی و با آموزش و تمرین قابل یادگیری اند. در ادامه این مقاله از نیک اندیشان له بیان این عوامل می پردازیم.

چگونه می توان یک مدیر موفق شد؟

1- زمینه کاری خود را درست انتخاب کنید

در ابتدای امر شما به عنوان مدیری که در حال راه اندازی یک کسب و کار هستید، باید به خاطر داشته باشبد میزان علاقه یا اطلاع و تخصص شما نسبت به حیطه کاری تان بسیار با اهمیت است. کاری را انتخاب کنید که از آن لذت می برید. به دنبال یافتن تازه های آن کار هستید. و استعداد خود را در آن کار می بینید. در این صورت مسیر کاری شما به مراتب هموارتر خواهد بود. چرا که میزان انگیزه بالای شما برایتان یک تقویت کننده خواهد بود. در نهایت برای سازمانتان سود آور خواهید بود و در پی این مدیریت موفق، لذت و علاقه شما به کارمندان نیز منتقل خواهد شد.

2- چشم انداز و مأموریت طراحی کنید

وقتی بدانید مسیر حرکت شما چیست و اکنون در چه فاصله ای از هدف تان ایستاده اید، برای برنامه ریزی و تخصیص منابع، بهتر تصمیم گیری خواهید کرد.

یک مدیریت موفق ایجاب می کند که از هدر رفتن وقت و سرمایه سازمان خود جلوگیری کرده و از آن حداکثر استفاده را بنماید. تدوین یک چشم انداز که برای کارمندان شما هم راهگشا است. و هم ابهامات کاری آنان را رفع می کند.

3- کارمندان را درست استخدام و یا اخراج کنید

یک مدیر موفق برای استخدام کردن باید با استفاده از خصوصیات خاص هر شغلی به دنبال فرد مناسب، هم از نظر تخصص و مهارت و هم از نظر توانمندی های روانشناختی و فیزیولوژیک متناسب و کافی باشد.

یک مدیر موفق به خوبی جایگاه های شغلی سازمان خود را می شناسد. و با استفاده از هوش هیجانی بالایی که دارد انسان شناس خوبی نیز برای انتخاب افراد است و یا حداقل از دیگران برای تشخیص صحیح خود یاری می جوید.

روی دیگر این قضیه شهامت در اخراج کردن است. زمانی که تشخیص شما به شما این اطمینان را بدهد که حضور یک کارمند در سازمان فرسایشی شده و کارایی لازم را از دست داده است. یا با ترک این کار موقعیت های بهتری را می تواند تجربه کند. باید بدون هیچ ترسی به فکر جایگزین برای آن کارمند باشد و یا جایگاه شغلی کارمند خود را تغییر دهد تا به نتایج مطلوب خود برسد.

4- کارمندان سازمان را به مشارکت کردن در تصمیم گیری و اظهار نظر تشویق کنید

مدیر موفق کسی است که کارمندان خود را صاحب نظرانی می بیند که گاهی می توانند بهتر از او درباره یک موضوع نظر بدهند. خود را دانای کل نمی داند. و خوب می داند که این مشارکت دادن کارمند خود را نسبت به کار و سازمانش متعهدتر می کند و شوق او را می افزاید.

وقتی یک محیط دوستانه در سازمان ایجاد شود که در آن همه فکر کنند و راه حل ارائه بدهند؛ موفقیت های بیشتری برای سازمان به دست خواهد آمد. چون فکر کردن فقط کار مدیر نیست. در یک سازمان همه باید فکر کنند و برای رشد سازمان تلاش کنند و سهیم باشند. این یکی از اصلی ترین اصول مدیریت موفق در سازمان است.

5- به ارتباطات درون سازمانتان اهمیت بدهید

یکی از ارتباطات مهم در هر سازمانی، ارتباطات انسانی آنها است. کارمندان هم مانند مدیر، یک انسان با دغدغه های خاص خودشان و نگرانی ها و علایق و احساسات متفاوت اند. آنها هم خانواده دارند و مسئولیت هایی در آن بر عهده دارند. با مسائلی درگیرند و منافعی را برای خودشان در نظر دارند.

نگاه مدیر موفق به کارمندان خود به عنوان یک انسان، آن ها را به ایجاد یک رابطه خوب با آنها تشویق می کند. مدیر موفق می تواند در برخی ساعات غیرکاری، یک فضای صمیمی با کارمندان خود ایجاد کند و صمیمیت را ایجاد کند. در چنین شرایطی کارمندان اعتمادشان جلب می شود و راحت تر می توانند حرف هایشان را با مدیر در میان بگذارند.

6- مسئولیت پذیر باشید

مدیر نیز انسانی است مانند بقیه. پس ممکن است او هم گاهی مرتکب اشتباه شود. اما مسأله در این است که نباید آن را مخفی کند و یا به گردن دیگران انداخته و مسئولیت خود را فراموش کند.

مدیر موفق با جسارت تمام، وقتی اشتباهی رخ می دهد؛ قدم به جلو می گذارد و مسئولیت آن را می پذیرد. و تا جایی که بتواند برای تغییر شرایط و یا جبران اشتباه خود تلاش می کند.

در چنین حالتی که مدیر نسبت به اشتباهات خود واقع بینانه رفتار می کند، فرهنگ پاسخگویی و مسئولیت پذیری را نیز در سازمان خود و در بین همکاران رواج می دهد و کارمندان را متوجه اهمیت مسئولیت اقدامات و تصمیم های خود می شوند.

7- ریسک کنید ولی قبل از آن حتما محاسبه کنید

ریسک کردن جزء اقدامات لازم برای پیشرفت است. اما بسیار حساس و گاهی مخاطره آمیز است. یک مدیر موفق اهمیت ریسک کردن را می داند. ولی بی مهابا و بی پروا دست به آن نمی زند. هر ریسکی ارزش تجربه کردن ندارد. اشتیاق کسب تجربه ریسک زمانی که با دستاوردها و تجارب گذشته مدیر همراه شود و صورت حساب شده ای به خود بگیرد علاوه بر نداشتن خطر، می تواند بسیار سازنده و پیش برنده باشد.

8- خود را بهتر بشناسید و ویژگی های شخصیتی لازم را به دست آورید

برخی ویژگی های رفتاری و شناختی وجود دارد که برای هر مدیر موفق اجتناب ناپذیرند. ایجاد این ویژگی ها در خود، می طلبد که ابتدا یک شناخت همه جانبه و بی طرفانه از خودتان داشته باشید. نقاط ضعف و قوت خود را شناسایی کنید و سپس خلأهای موجود برای صفاتی که می گوییم را پر کنید.

صفاتی مثل: خودانگیزی به معنی انگیزه دادن به خود، صداقت، قابل اعتماد، خوش بینی، دارای اعتماد بنفس، آرامش، انعطاف پذیری، صبوری و گشودگی از جمله ویژگی هایی اند که شخصیت یک مدیر موفق را تشکیل می دهند.

9- بهترین تصمیم را در بهترین زمان بگیرید

یکی از وظایف مهم مدیر موفق، تصمیم گیری در شرایط متنوع است. بسته به اینکه چه شرایطی پیش آمده است. چقدر زمان وجود دارد. قوانین موجود تا چه حدی راهگشا هستند. منابع و امکانات چیست؟ و تصمیم گیری بر عهده کیست؟ تصمیم های متفاوتی را می توان اتخاذ کرد.

برخی می گویند مدیر واقعی به طور متناوب می تواند 30 تصمیم را در 30 دقیقه اتخاذ کند. اما سوال مهم در مورد درستی این تصمیمات است. تصمیمات در جهت اهداف استراتژیک نهایی باید اتخاذ شوند. و کمترین خطا را داشته باشند.

10- با رفتارتان دیگران را هدایت کنید

از لحاظ الگو بودن مدیر برای کارکنان خود، این وظیفه سنگین و مهمی برای مدیر خواهد بود که همواره مراقب رفتار و اخلاق خود باشد. چرا که تأثیر یک مدیر در رعایت عملی آنچه که خود از کارمندان توقع دارد، به مراتب بسیار زیاد است. اغلب افراد سازمان منتظرند که خطایی از مدیر سر بزند. به همین دلیل به شدت او را تحت نظر قرار می دهند. مدیر موفق به آنچه می گوید، عمل می کند و مراقب رفتار خود است.

11- مدیر موفق همه کارها را خودش انجام نمی دهد

اینکه مدیر عادت داشته باشد همه کارها را خودش انجام دهد و یا همه آنها را منوط به حضور و یا دخالت خود کند، هم سرعت عملکرد سازمان و کارکنان را پایین می آورد. هم فرصت ها و زمان را تلف می کند.

از طرفی لا این کار، کارکنان را دچار خمودگی و عدم استقلال در انجام کارهایشان می کند. و در پی آن بهره وری آنان را کاهش می دهد. مدیر موفق می داند که بعضی وظایف باید به دیگران محول شود و فقط کارهایی که در حد مدیریت اند باید توسط مدیر انجام بگیرد.

مدیر در صورت واگذاری کار به دیگران می تواند گاهی نقش راهنما را داشته باشد که برخی نکات را یادآوری می کند. این اقدام به کارمندان این باور را می دهد که می توانند از پس کارهایشان بربیایند و خلاقیت خود را به کار بگیرند.

12- همیشه در حال یادگیری باشید

با تخصصی شدن کارها و علوم، و نیز تغییرات همیشگی علم و تکنولوژی، یادگیری امری اجتناب ناپذیر است. که تاثیر زیادی بر موفقیت سازمانی و حتی بقای شما در شغلتان اثرگذار باشد. مدیر موفق باید دائما اطلاعات و مهارت هایش را به روز کند به همین دلیل باید به دنبال یادگیری باشد. از طرفی این ضرورت را برای کارکنان خویش نیز لازم بداند و برای آموزش آنها برنامه ریزی و هزینه کند.

مدیریت تجربه ی ویژه ای است. شما را در راه هایی قرار می دهد که تا کنون در آن ها نبوده اید شرایطی را تجربه می کنید که خاص و ویژه اند. پس همین حالا مهارت های لازم را یاد بگیرید و با تلاش و تمرین در آنها به مدیر موفق تبدیل شوید.